Was kann es kosten, kein CRM-System zu haben? Fallbeispiel

Ein IT-Dienstleister verlor Umsatz, weil drei Kundenanfragen im Posteingang untergingen. Solche Beispiele können unsichtbare Bremsen im Vertrieb sein. Ein Startup verschwendet monatlich 120 Arbeitsstunden. Nicht fehlende Leads führen dazu, sondern fehlendes Wissen, wer zuletzt mit einem Kontakt gesprochen hat. Das teuerste ‚Ich merk mir das schon‘ aller Zeiten! Ein Beratungsunternehmen verlor seinen größten Kunden, weil Geburtstage, Follow-ups sowie Projektnotizen auf fünf Excel-Dateien verteilt lagen. Um die Wichtigkeit von CRM-Systemen hervorzuheben, bzw. einer ganzheitlichen Datenbank hinsichtlich Vertrieb und Marketing, ist dieser Artikel am 21. Dezember 2019 zum ersten Mal veröffentlich worden und wurde stetig ergänzt und weiterentwickelt.

Autor: CRMPRAXIS-Community

Ergänzende Leseempfehlung: In mehreren Blog-Beiträgen auf unserem B2B-Vertriebsmagazin finden Sie, im direkten Zusammenhang mit Tipps zur Kundengewinnung und Kundenorientierung, mehrere Querverweise auf die Wichtigkeit von CRM-Systemen, z.B. CRM als Grundlage zur Unternehmensorganisation.

Ein CRM-System kann direkt Zeit und Kosten sparen! Hochrechnung aufgrund einer aktuellen Anfrage.

Uns erreichte über unsere Business-IT-Community  die nachfolgende Anfrage aus unserem Netzwerk:

Wir sind aktuell auf der Suche nach mehr Transparenz für unsere Vertriebsaktivitäten und Verkaufschancen. Aktuell benötigen wir 30 Minuten Datenaufbereitung in jedem Sales-Meeting, was so nicht sein kann. Was empfehlen Sie uns, um die Daten aus unserem ERP-System und dem CRM-System zu vereinen?“ Es dreht sich um 20 Vertriebsmitarbeiter.“

Lassen Sie uns anhand dieser Aussage einmal mit gesundem und kaufmännischen Menschenverstand hochrechnen:

CRM-Amortisierung – Kalkulationsgrundlagen für unsere Berechnung

Die durchschnittlichen Vollkosten für Vertriebsmitarbeiter im Investitionsgütergeschäft liegen zwischen 5000€ und 10.000 € monatlich, und ergeben einen durchschnittlichen Stundensatz zwischen 30 € und 60 €, im Rahmen einer 40 Stundenwoche.

Bezogen auf die aktuelle und oben zitierte Schilderung (20 Mitarbeiter, müssen je Sales-Meeting eine halbe Stunde darauf warten, bis Daten aufbereitet wurden, um konkret darüber zu sprechen), würde die Datenaufbereitung, wenn wir großzügig nur mit 46 Kalenderwochen pro Jahr rechnen (abzüglich Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, Messen, etc.), bei einer wöchentlichen Durchführung einer Vertriebsbesprechung, folgende kalkulatorische Kosten entstehen lassen:

(30 € / 2) x 20 x 46  =  13.800 € = pro Mitarbeiter 690 €

Es dreht sich nicht um die genaue Berechnung und der Zahl, die am Ende da steht. Wir möchten lediglich vor Augen führen, dass man nicht nur mit geringen Ersparnissen durch ein CRM-System rechnen kann. Mittels eines CRM-Systems sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden, können, ohne die sich ergebenden weiteren Vorteile zu, berücksichtigen.

CRM-Fragen die weiteren Potenziale aufzeigen

Nicht berücksichtigt sind die weiteren Zeitersparnisse, denn wie viele Einzelgespräche, Rückfragen und Projektbesprechungen gibt es über die zentralen Vertriebsbesprechungen hinaus im Alltag?

Wie lange dauern Recherchen, um einen validen Sachverhalt oder Status Quo zu ermitteln?

Wie würde die Hochrechnung aussehen, wenn Sie sich Ihre Vertriebspersonalkosten im oberen Bereich der Durchschnittswerte oder sogar höher bewegen, weil der Personalmarkt und das Personalbudget Ihrer Wettbewerbe es erfordert?

Welche Vertriebsaktionen und Marketingaktivitäten könnten Sie durchführen, wenn Sie auf Knopfdruck eine Segmentierung Ihrer Adressen, Interessen und Kunden erhalten, um diese zentral anzusprechen?

Wie einfach und schnell könnte ein Vertriebsplan oder eine Absatzplanung erledigt sein, wenn das CRM-System fehlende Informationen einfach und schnell liefert, die Ihre Vertriebsmitarbeiter eventuell vergessen haben oder diese nicht bewusst nutzen?

Neue Vertriebschancen und Erkenntnisse anhand Ihrer individuellen CRM-Daten

Sicherlich gibt es Unternehmen, bei denen die beispielsweise herangezogenen Kalkulationsfaktoren (Vertriebsstundensatz, Meeting-Anzahl, Arbeitswochen, etc.) abweichen. Daher haben wir auch nicht die obere Grenze der Durchschnittswerte als Kalkulationsbasis genommen, sondern die Minimalwerte, da wir selbst keine Freunde von den bekannten „Milchbübchenrechnungen“ sind.

Es gibt unterschiedliche Studien mit diversen Versprechen hinsichtlich einer pauschalen und prozentual attraktiven Umsatzsteigerung, die jedoch bei falscher Herangehensweise sich nur zu Vertriebskosten entwickeln. Dieses Beispiel zeigt auf, wo die waren Einsparpotenziale von einem CRM-System liegen können.

Neben den Einsparpotenzialen hinsichtlich der Zeit und den Vertriebskosten fallen die höhere Transparenz, die Teamförderung, der von einer Person abhängigen Weiterbearbeitung, der erhöhten Kundenbindung und -Zufriedenheit auch das Aufdecken brachliegender Potenziale und Verkaufschancen ins Gewicht. Dies sind die wahren Mehrwerte, die ein CRM-System und eine CRM-Einführung führen kann, und sich dann auch wesentlich auf Ihren geschäftlichen Erfolg auswirken.

Suchen Sie nicht nach einem CRM-System!

Wie meint er jetzt das, werden Sie eventuell denken. Zuvor werden die CRM-Vorteile beschrieben und jetzt wird doch von einem CRM-System abgeraten? Nein, so ist die Empfehlung nicht gemeint. Wir möchten Sie dafür sensibilisieren, dass Sie sich erst über den Zweck, Ihre Vertriebsprozesse und –Engpässe genaue Gedanken machen, und über die gewünschten Verbesserungen, anstatt sich grundsätzlich oder pauschal auf die Suche nach einem CRM-System zu machen.

Ein CRM ist nur Mittel zum Zweck. Wenn Sie sich in dieser Planungsphase viel Zeit nehmen, sparen Sie sich wiederum Zeit bei der CRM-Einführung. Gut vorbereitet, mit einer klaren Bedarfsstruktur, schaffen Sie ein Fundament für Ihre Investitionssicherheit. Somit entgegnen Sie der gängigen Marktpraxis, der Return on Invest wird sichergestellt und die CRM-Kosten bleiben im Rahmen.

Erhalten Sie Einblick in unser gelebtes CRM-System, um zu sehen wie wichtig die CRM-Justierung ist

Mit der obigen kostenbasierenden CRM-Amortisierung und der darüber hinaus dargestellten Vorteile möchten wir nicht bezwecken, dass Sie ein CRM-System bei uns kaufen. Unser Stärke ist, dass wir viele CRM-Systeme schon kennen lernen durften und viele CRM-Lösungen schon selbst eingesetzt haben. Die Konfiguration, die Parameter und Auswahlkriterien, die sehr viel mit der gelebten CRM-Philosophie zu tun haben, entscheiden über den Erfolg.

Zeigen Sie uns Ihre aktuelle CRM-Konfiguration nutzen Sie den bekanntlich wichtigen Blick von Außen. Sie erhalten Ideen für einen individuellen CRM-Feinschliff für Ihre vorhandene Software. Unsere Fragestellungen helfen Ihnen das CRM-System optimal aus Sicht von Vertriebsexperten (Nicht aus IT-Sicht) zu justieren.

Alternativ können wir Ihnen unsere CRM-Software zeigen, die wir selbst seit fast 15 Jahren im Einsatz haben. Dieses CRM-Beispiel zeigt, wie man mit einer lizenzkostenfreien CRM-Software ein Vertriebskonzept in die Software integrieren kann und dient oft als Vorlage und Ideengeber, um eine Vertriebsstruktur mit den unterschiedlichen Vertriebshasen transparent zu hinterlegen.

Auf dem Laufenden bleiben

Mit einer Anti-Spam-Garantie und dem kostenlosen Informationsservice informieren wir Sie über Trends, Tipps und Fallstudium zu CRM-Systemen bzw Kundenbeziehungsmanagement, kompakt mit weitere Projekt- und Praxisbeispiele. Einfach mit zwei Klicks kostenlos anmelden: https://www.it-wegweiser.de/infoservice/